Jak chronić dane w obliczu konieczności zdalnego trybu pracy?

sty 29, 2023

Obecna sytuacja epidemiologiczna odznacza piętno na przedsiębiorcach, stawiając przed nimi wyzwania związane z zachowaniem ciągłości działalności. W poprzednich artykułach dotyczących ochrony danych osobowych skupiliśmy się m.in. na obniżeniu ekspozycji biologicznej pracowników czy też ochronie danych osobowych w ramach gromadzenia przez przedsiębiorców danych medycznych pracowników i klientów/potencjalnych klientów przedsiębiorstw. Aspekty te koncentrują się jednak na sytuacjach, w których obecność pracowników w zakładach pracy jest niezbędna. Jak więc wygląda sytuacja ochrony danych w przypadku podmiotów, w których istnieje możliwość przeniesienia całości lub jakiejś części ich działalności na tryb zdalny oraz jakich zasad należy przestrzegać?

Duży odsetek przedsiębiorstw ma możliwości i instrumenty pozwalające na dostosowanie świadczonych przez siebie usług do trybu zdalnego. Zdalny charakter pracy niesie za sobą jednak konieczność przestrzegania kilku procedur w celu zapewnienia jak najwyższego bezpieczeństwa podczas realizowania zadań pracowniczych oraz płynnego prowadzenia działalności przez przedsiębiorców. W zakresie ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej UODO w komunikacie z dnia 17 marca 2020 r. wskazuje m.in. na następujące czynności pozwalające na zachowanie bezpieczeństwa danych osobowych podczas pracy poza biurem w zakresie:

a) Urządzeń:

– Postępowanie zgodnie z procedurą bezpieczeństwa w zakresie pracy na urządzeniach i z wykorzystaniem oprogramowania przekazanego przez pracodawcę;
– Nieinstalowanie dodatkowych aplikacji i oprogramowania;
– Zapewnienie niezbędnych aktualizacji systemów operacyjnych, oprogramowania oraz systemów antywirusowych;
– Odpowiednie przechowywane dokumentacji oraz uniemożliwienie dostępu do niej osobom trzecim;
– Każdorazowe wylogowanie się z platform służbowych po zakończeniu pracy;
– Zachowanie szczególnych środków bezpieczeństwa, zabezpieczanie sprzętu oraz wykorzystywanych platform silnymi hasłami dostępu;
– Podjęcie szczególnych środków zabezpieczających wykorzystywane do pracy zdalnej urządzenia przed zgubieniem lub kradzieżą oraz niezwłoczne poinformowanie pracodawcy w przypadku zaistnienia takiego zdarzenia (w tym także podjęcie kroków w celu zdalnego wyczyszczenia pamięci urządzenia – o ile to możliwe).

b) Skrzynek e-mail:

– Postępowanie zgodnie z procedurą bezpieczeństwa w zakresie korzystania ze służbowej poczty elektronicznej;
– Używanie przede wszystkim służbowych kont e-mail, w przypadku zaistnienia konieczności korzystania z prywatnej poczty elektronicznej należy upewnić się, iż treści, załączniki są odpowiednio szyfrowane;
– Dołożenie wszelkich starań, aby korespondencja zawsze trafiała do właściwego adresata;
– Wstrzymanie się od otwierania wiadomości mailowych od nieznanych adresatów, załączników oraz linków w takich wiadomościach;
– Wysyłanie zaszyfrowanej wiadomości i hasła odszyfrowującego różnymi metodami;

c) Dostępu do sieci i chmury:

– Korzystanie z sieci i usług chmurowych tylko z zaufanych źródeł, a także przestrzeganie wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych;
– Odpowiednia archiwizacja i przechowywanie danych w przypadku braku możliwości pracy w chmurze lub w przypadku braku dostępu do sieci.

Regulamin pracy zdalnej

Warto zrobić inwentaryzację, co może być przeniesione w tryb zdalny, a jakie czynności muszą pozostać w trybie wykonywania ich osobiście w biurze lub w terenie, zakładzie oraz czy te ostatnie nie wymagają przeorganizowania i dostosowania do sytuacji. Przenosząc biuro w tryb zdalny należy także zastanowić się, czy rzeczywiście wszystko trzeba przenieść, do jakich dokumentów pracownik musi mieć dostęp, jak je ma archiwizować (czy ma je niszczyć a jeżeli tak to w jaki sposób). Te oraz inne informacje powinny się znaleźć w Regulaminie pracy zdalnej lub innym dokumencie wdrażającym wiążące reguły pracy zdalnej. Regulamin ten może określać spotkania online z pracownikami o ustalonych porach rano i po południu oraz metody rejestrowania czasu pracy, pokazywania swojej aktywności. Może też pracodawca może wyposażyć pracowników w zamykane skrzynki, tak aby po zakończeniu pracy mogli oni złożyć do nich dokumenty, aby przez przypadek nie uległy one zalaniu lub zniszczeniu w tzw. środowisku home office. Pod względem ochrony danych osobowych pracodawca powinien wykonać analizę przetwarzania danych, czy na przykład w nowych okolicznościach nie przetwarzane są dodatkowe dane osobowe albo w inny sposób, czy udostępnianie są dane do krajów trzecich. Warto także przeszkolić pracowników w zakresie nowego regulaminu czy procedury regulujące pracę zdalną, gdyż w nowym środowisku pracy domowej łatwo o nieuwagę i przesłanie np. poufnej informacji do niewłaściwego adresata i w zależności od zawartości może stanowić to incydent w zakresie bezpieczeństwa danych.

W tych i innych zakresach chętnie udzielimy Państwu bardziej szczegółowych informacji oraz przygotujemy odpowiednie dokumenty, chętnie przeprowadzimy szkolenia.

Zapraszamy do współpracy!

Marlena Wach – Radca prawny, doktor nauk prawnych

Kto może pozwać zarząd za szkodę wyrządzoną spółce?

Przesłanki odpowiedzialności w przypadku zarządu są regulowane przez kodeks cywilny i modyfikowane przez kodeks spółek handlowych. Według art. 293 § 1 k.s.h., członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki z...

Zbycie przedsiębiorstwa w trybie Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

Wobec kształtującej się dopiero praktyki wykonania Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.)...

Kancelaria JBW partnerem prawnym konferencji „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu” 22.11.2023

W dniu 22.11.2023 r. Kancelaria JBW wzięła udział w Konferencji pn. „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu”, którego była także patronem prawnym. Organizatorem konferencji była Polsko-Ukraińska Izba Gospodarcza Przedstawicielstwo w Kielcach,...

Krótki przewodnik po Green Lease

Krótki przewodnik po Green Lease Rynek nieruchomości szuka sposobów na realizację celów zrównoważonego rozwoju, sposobów na zmniejszenie swojego śladu węglowego, zwiększenia atrakcyjności. Przyczyniło się to do powstania nowego typu umowy najmu komercyjnego zwanego...

ESG – rozwijamy praktykę

Pojęcie „dalszego odszkodowania” z tytułu opóźnionego, odwołanego lotu lub odmowy przyjęcia na pokład

O prawie pasażera do uzyskania zryczałtowanego odszkodowania w przypadku odwołania, opóźnienia lotu lub odmowy przyjęcia na pokład pisaliśmy w poprzednich artykułach:...

Błąd na tablicy odlotów?

Lotniska odgrywają kluczową rolę w dzisiejszym świecie, zapewniając połączenia międzynarodowe i umożliwiając milionom ludzi podróżowanie w różne zakątki globu. W tym złożonym środowisku, gdzie często panuje pośpiech i deficyt czasu, tablice odlotów i przylotów pełnią...

Obowiązek pomocy pasażerom o ograniczonej sprawności w przewozie lotniczym

Osoby o ograniczonej sprawności ruchowej lub pasażerowie o ograniczonej mobilności stanowią jedną z najszybciej rosnących grup pasażerów w lotnictwie. Podróżnymi są też coraz częściej małe dzieci. Czy ich uprawniani są podobne? Czy port lotniczy może odmówić...

Znaj swoje prawa w podróży – zapowiedź kontynuacji cyklu o prawie lotniczym

Rozpoczęły się wakacje, na lotniskach tłumy. Okres nasilonego ruchu turystycznego to też czas sprawdzianu dla działalności operacyjnej przewoźników lotniczych. Prawdopodobnie podejmą oni wszelkie racjonalne środki aby uniknąć opóźnień lub odwołania lotów. Jeśli jednak...

Holizm prawniczy i nowe zawody prawnicze

Rolą prawnika jest ustalenie nie tylko celu jaki Klient chce osiągnąć, lecz także przyczyn dla których chce go osiągnąć. Czy zatem prawo jest nauką społeczną która wymaga podejścia holistycznego? Holizm (z greckiego holos, czyli całość) to filozoficzna koncepcja...

Zbycie przedsiębiorstwa w trybie Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

Wobec kształtującej się dopiero praktyki wykonania Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.)...

Kancelaria JBW partnerem prawnym konferencji „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu” 22.11.2023

W dniu 22.11.2023 r. Kancelaria JBW wzięła udział w Konferencji pn. „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu”, którego była także patronem prawnym. Organizatorem konferencji była Polsko-Ukraińska Izba Gospodarcza Przedstawicielstwo w Kielcach,...

Krótki przewodnik po Green Lease

Krótki przewodnik po Green Lease Rynek nieruchomości szuka sposobów na realizację celów zrównoważonego rozwoju, sposobów na zmniejszenie swojego śladu węglowego, zwiększenia atrakcyjności. Przyczyniło się to do powstania nowego typu umowy najmu komercyjnego zwanego...

ESG – rozwijamy praktykę

Pojęcie „dalszego odszkodowania” z tytułu opóźnionego, odwołanego lotu lub odmowy przyjęcia na pokład

O prawie pasażera do uzyskania zryczałtowanego odszkodowania w przypadku odwołania, opóźnienia lotu lub odmowy przyjęcia na pokład pisaliśmy w poprzednich artykułach:...

Błąd na tablicy odlotów?

Lotniska odgrywają kluczową rolę w dzisiejszym świecie, zapewniając połączenia międzynarodowe i umożliwiając milionom ludzi podróżowanie w różne zakątki globu. W tym złożonym środowisku, gdzie często panuje pośpiech i deficyt czasu, tablice odlotów i przylotów pełnią...

Obowiązek pomocy pasażerom o ograniczonej sprawności w przewozie lotniczym

Osoby o ograniczonej sprawności ruchowej lub pasażerowie o ograniczonej mobilności stanowią jedną z najszybciej rosnących grup pasażerów w lotnictwie. Podróżnymi są też coraz częściej małe dzieci. Czy ich uprawniani są podobne? Czy port lotniczy może odmówić...

Znaj swoje prawa w podróży – zapowiedź kontynuacji cyklu o prawie lotniczym

Rozpoczęły się wakacje, na lotniskach tłumy. Okres nasilonego ruchu turystycznego to też czas sprawdzianu dla działalności operacyjnej przewoźników lotniczych. Prawdopodobnie podejmą oni wszelkie racjonalne środki aby uniknąć opóźnień lub odwołania lotów. Jeśli jednak...

Holizm prawniczy i nowe zawody prawnicze

Rolą prawnika jest ustalenie nie tylko celu jaki Klient chce osiągnąć, lecz także przyczyn dla których chce go osiągnąć. Czy zatem prawo jest nauką społeczną która wymaga podejścia holistycznego? Holizm (z greckiego holos, czyli całość) to filozoficzna koncepcja...

Nowe zasady  sprzedaży produktów rolnych lub spożywczych oraz wyrobów rękodzieła wytworzonych w gospodarstwie rolnym

Od dnia 1 stycznia 2022 r. obowiązuje Ustawa z dnia 29 października 2021 r.[1] o ułatwieniach w prowadzeniu handlu w piątki i soboty przez rolników i ich domowników, która wprowadza obowiązek każdej gminy do wyznaczenia miejsca do prowadzenia handlu w piątki i soboty....

Kancelaria JBW partnerem prawnym konferencji „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu” 22.11.2023

W dniu 22.11.2023 r. Kancelaria JBW wzięła udział w Konferencji pn. „Polska-Ukraina-Świętokrzyskie. Przestrzeń dla wspólnego biznesu”, którego była także patronem prawnym. Organizatorem konferencji była Polsko-Ukraińska Izba Gospodarcza Przedstawicielstwo w Kielcach,...

Krótki przewodnik po Green Lease

Krótki przewodnik po Green Lease Rynek nieruchomości szuka sposobów na realizację celów zrównoważonego rozwoju, sposobów na zmniejszenie swojego śladu węglowego, zwiększenia atrakcyjności. Przyczyniło się to do powstania nowego typu umowy najmu komercyjnego zwanego...

ESG – rozwijamy praktykę

Pojęcie „dalszego odszkodowania” z tytułu opóźnionego, odwołanego lotu lub odmowy przyjęcia na pokład

O prawie pasażera do uzyskania zryczałtowanego odszkodowania w przypadku odwołania, opóźnienia lotu lub odmowy przyjęcia na pokład pisaliśmy w poprzednich artykułach:...

Błąd na tablicy odlotów?

Lotniska odgrywają kluczową rolę w dzisiejszym świecie, zapewniając połączenia międzynarodowe i umożliwiając milionom ludzi podróżowanie w różne zakątki globu. W tym złożonym środowisku, gdzie często panuje pośpiech i deficyt czasu, tablice odlotów i przylotów pełnią...

Obowiązek pomocy pasażerom o ograniczonej sprawności w przewozie lotniczym

Osoby o ograniczonej sprawności ruchowej lub pasażerowie o ograniczonej mobilności stanowią jedną z najszybciej rosnących grup pasażerów w lotnictwie. Podróżnymi są też coraz częściej małe dzieci. Czy ich uprawniani są podobne? Czy port lotniczy może odmówić...

Znaj swoje prawa w podróży – zapowiedź kontynuacji cyklu o prawie lotniczym

Rozpoczęły się wakacje, na lotniskach tłumy. Okres nasilonego ruchu turystycznego to też czas sprawdzianu dla działalności operacyjnej przewoźników lotniczych. Prawdopodobnie podejmą oni wszelkie racjonalne środki aby uniknąć opóźnień lub odwołania lotów. Jeśli jednak...

Holizm prawniczy i nowe zawody prawnicze

Rolą prawnika jest ustalenie nie tylko celu jaki Klient chce osiągnąć, lecz także przyczyn dla których chce go osiągnąć. Czy zatem prawo jest nauką społeczną która wymaga podejścia holistycznego? Holizm (z greckiego holos, czyli całość) to filozoficzna koncepcja...

Nowe zasady  sprzedaży produktów rolnych lub spożywczych oraz wyrobów rękodzieła wytworzonych w gospodarstwie rolnym

Od dnia 1 stycznia 2022 r. obowiązuje Ustawa z dnia 29 października 2021 r.[1] o ułatwieniach w prowadzeniu handlu w piątki i soboty przez rolników i ich domowników, która wprowadza obowiązek każdej gminy do wyznaczenia miejsca do prowadzenia handlu w piątki i soboty....

Pojęcie okoliczności nadzwyczajnych a prawo linii lotniczej do odszkodowania – cz. II

Niniejszy artykuł jest kontynuacją rozważań dotyczących działalności operacyjnej przewoźnika lotniczego oraz podjęcia przez niego wszelkich racjonalnych środków, by uniknąć opóźnień lub odwołań lotów1.Jak wskazaliśmy, jedną z okoliczności nadzwyczajnych, na które...

Przywiąż się do nas

Klienci wybierają nas i zostają z nami na lata ponieważ:

  • Nasi prawnicy to skuteczni specjaliści z wieloletnim doświadczeniem, którzy doradzają Klientom zarówno publicznym jak i prywatnym.
  • Świadczymy usługi prawne rzetelnie, oferując najwyższy standard obsługi oraz elastyczność w zakresie ustalania zasad współpracy bez skomplikowanych struktur.
  • Potrafimy przewidzieć ścieżkę rozwoju projektów i budować zespół doradców zgodnie z potrzebami Klienta.
  • Współpracujemy z ekspertami branżowymi – inżynierami, naukowcami
    i wybitnymi praktykami.
  • Publikujemy, prowadzimy szkolenia i bierzemy udział w debatach, kongresach i konferencjach, a także pełnimy funkcje społeczne 
    w organizacjach sektorowych związanych z naszą specjalizacją.
  • Przede wszystkim z pasją zaczynamy i kończymy naszą pracę.

Dlatego – przywiąż się do nas!

JUSTYNA BÓJKO

Radca prawny, Partner Zarządzający
Radca prawny, Partner w kancelarii JBW, twórczyni think tanku Forum Infrastruktury, Członek
Instytutu Prawa Nowych Technologii i Ochrony Danych Osobowych Uczelni Łazarskiego w
Warszawie.
Specjalizuje się w doradztwie w procesie inwestycyjnym. Posiada doświadczenie w doradztwie
prawnym przy realizacji inwestycji kubaturowych i infrastrukturalnych, przygotowaniu analiz dla
inwestorów, przygotowaniu umów w procesie budowalnym oraz projekt managemencie inwestycji
budowlanych.
Specjalizuje się w doradztwie prawnym w zakresie infrastruktury (w tym infrastruktury krytycznej)
oraz cyberbezpieczeństwa. Zajmuje się prawnymi zagadnieniami w zakresie środowiska, energetyki
oraz infrastruktury. W zakresie regulacji stanów prawnych, projektowania i budowy doradzała w
zakresie infrastruktury liniowej takiej jak drogi, koleje, sieci ciepłownicze, energetyczne, gazowe i
telekomunikacyjne, inwestycje wodne, portowe oraz związane z infrastrukturą morską i pod wodami
płynącymi. Uczestniczyła także w przygotowaniu projektów regulacji i umów z zakresu PPP oraz
doradzała przy procesach inwestycyjnych z wykorzystaniem majątku kolejowego.
Doradzała w zakresie nabycia majątku przy największych transakcjach prywatyzacyjnych w Polsce –
w sektorze hutniczym, stalowym, stoczniowym, wydobywczym i przemysłowym.
Zajmowała się zagospodarowaniem gruntów poprzemysłowych – hut, stoczni, zakładów sektora
stalowego i wydobywczego. Świadczyła usługi doradztwa prawnego przy rewitalizacji,
przekształceniu oraz nowych projektach inwestycyjnych.
Reprezentuje Klientów w postępowaniach sądowych i administracyjnych związanych z procesami
budowy infrastruktury, rozliczenia inwestycji, roszczeń związanych z robotami budowlanymi.
Doradza w sprawach z zakresu zamówień publicznych, a także prowadzeniu sporów związanych z
roszczeniami budowlanymi.
Ekspertka prawa rynku rolnego – specjalizujący się w regulacjach UE z zakresu zielonego ładu i
pozarolniczych form działalności.
Obecnie rozwija także praktykę z zakresu prawa ochrony środowiska, popularyzacji ESG i zasad
zrównoważonego rozwoju.
Konsultantka think tanku Forum Infrastruktury, pomysłodawczyni i współautorka Zeszytów
Infrastruktury Krytycznej, jest także autorką szeregu publikacji.
Specjalizacje: prawo cywilne, gospodarcze, obrót nieruchomościami i prawo budowlane,
infrastruktura w tym infrastruktura krytyczna, inwestycje i planowanie przestrzenne, zamówienia
publiczne, prawo nowych technologii, cyberbezpieczeństwo, ochrona środowiska i prawo rolne.