Pandemia koronawirusa 2020, a co ze sprawozdaniami finansowymi, jak obyć zgromadzenie wspólników czy akcjonariuszy wobec istniejących obostrzeń?
I. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy oraz jego termin.
1. Obowiązki kierownika jednostki wynikające z prawa bilansowego.
Głównym obowiązkiem kierownika jednostki z aspektu prawa bilansowego jest zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie do końca 3 miesiąca po dniu bilansowym, zazwyczaj jest to do dnia 31.03. kolejnego roku kalendarzowego, z uwagi na okoliczność, iż dla większości podmiotów rok obrotowy rozpoczyna się i kończy wraz z rokiem kalendarzowym. Następnie sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, a zatem najczęściej w terminie do dnia 30.06. następnego roku.Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego należy je złożyć do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia, czyli przy założeniu podjęcia uchwały w ostatnim dniu będzie to dzień 15.07. Warto zauważyć, iż ustawa o rachunkowości posługuje się terminami od dnia bilansowego, co oznacza, iż jeśli sprawozdanie sporządzimy np. z w dniu 2 stycznia to wspominany dzień, nie wpływa to na termin zatwierdzenia sprawozdania, który wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego.
II. Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji
Od marca 2020 roku polskie społeczeństwo, podobnie jak inne mierzy się z COVID-19. Liczne zachorowania, trudności w zwalczaniu tej choroby, a także doświadczenie Włoch spowodowały, iż polski rząd postanowił wprowadzić liczne restrykcje.
Wobec powstałych restrykcji i braku możliwości przewidzenia jak dotkliwe będą skutki COVID-19 oraz ilości kolejnych zarażeń ustawodawca zdecydował się na zmianę terminów obowiązków wynikających z prawa bilansowego, mając na celu ograniczenie ilości zgromadzeń, w szczególności wynikłych z konieczności zatwierdzenia sprawozdania finansowego, które wiąże się z odbyciem walnego zgromadzenia.
1. Nowe terminy złożenia sprawozdania finansowego w 2020 roku.
Art. 15 zzh Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych upoważnił Ministra Finansów do przedłużenia ww. terminów.
Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji, wydanym na podstawie art. 15zzh ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, 567 i 568) zarządzono, co następuje:
Terminy określone w art. 49b ust. 9, art. 52 ust. 1 i 3, art. 53 ust. 1, art. 55 ust. 2c oraz art. 63c ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przedłuża się o 3 miesiące, a w przypadku jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym, o 2 miesiące.
Terminy sporządzenia sprawozdania z działalności, o którym mowa w art. 49 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, o którym mowa w art. 55 ust. 2a tej ustawy, sprawozdania z płatności, o którym mowa w art. 63f ust. 1 tej ustawy, i skonsolidowanego sprawozdania z płatności, o którym mowa w art. 63g ust. 1 tej ustawy, przedłuża się o 3 miesiące, a w przypadku jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym, o 2 miesiące.
A, zatem w jakim terminie okresie pandemii koronawirusa Sp. z o.o. powinna zatwierdzić sprawozdanie finansowe? W jakim terminie ma złożyć sprawozdanie do KRS? W jakim natomiast terminie w okresie pandemii koronawirusa jednostka prowadząca działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym powinna zatwierdzić sprawozdanie finansowe?
Termin na zatwierdzenie sprawozdań finansowych wydłużony został o 3 miesiące, a w przypadku jednostek nadzorowanych przez KNF o 2 miesiące, więc termin na zatwierdzenie upływa odpowiednio w dniu 30 września 2020 r. oraz w dniu 31 sierpnia 2020 r. w przypadku jednostek nadzorowanych przez KNF, jeśli ich rok obrotowy kończy się w dniu 31.12.
2. Złożenie sprawozdania finansowego w czasach COVID 19
W kwestii złożenia sprawozdania, zgodnie bowiem z art. art. 69 ust. 1 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości – kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Zatem przy założeniu podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w dniu 15 lipca 2020 termin na złożenie sprawozdania upływa w dniu 30 lipca 2020 r., a nie w dniu 15 października 2020 r.
Zatem przy założeniu podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w dniu 15 lipca 2020 termin na złożenie sprawozdania upływa w dniu 30 lipca 2020 r., a nie w dniu 15 października 2020 r. albowiem liczony jest on od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego i nadal wynosi on 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Reasumując, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 31.03.2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r. poz. 570), zwanym dalej rozporządzeniem, wydłużone zostały m.in. terminy do zatwierdzenia sprawozdań finansowych – o 3 miesiące, a w przypadku jednostek nadzorowanych przez KNF o 2 miesiące.
Pamiętać należy, iż zgodnie z § 10 rozporządzenia wyżej opisane przedłużenie terminów ma zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2020 r.
Pomimo przesunięcia ww. terminów nadal pozostała konieczność odbycia walnego zgromadzenia celem zatwierdzenia sprawozdania.
III. Zgromadzenia Wspólników i Akcjonariuszy w dobie pandemii.
1. Udział w walnym zgromadzeniu za pomocą metod porozumiewania się na odległość
Jak już zostało wskazane, od marca zmagamy się z pandemią koronawiusa. Wszystkie możliwe aktywności zawodowe staramy się przenieść w wirtualną przestrzeń od szkoły przez pracę zawodową do wizyt u lekarza. Jednakże co z czynnościami, których nie da się przeprowadzić online?
Jak mają radzić sobie przedsiębiorcy z funkcjonowaniem kolegialnych organów spółki? Czekać czy działać? Czy w dobie pandemii oraz widoku na kryzys gospodarczy można sobie pozwolić na oczekiwanie na lepsze czasy lub na szczepionkę, która być może będzie w 2021 roku w jego drugiej połowie? Na te pytania należy odpowiedzieć, że nie.
W dniu 31 marca 2020 wraz z przepisami tarczy 2.0 weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, której zadaniem jest możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w funkcjonowaniu organów spółki kapitałowej.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w funkcjonowaniu spółek handlowych nie jest nowością, jednakże obecna sytuacja spowodowana pandemią CPVID -19 wywołała konieczność wprowadzenia zmian mających na celu ułatwienie pracy zarządu, rady nadzorczej oraz zgromadzeń spółek kapitałowych.
Przypomnieć należy, iż możliwość stosowania takich rozwiązań była już zawarta w kodeksie spółek handlowych, jednakże źródłem takiej możliwości były postanowienia zawarte w umowie spółki z o.o. lub w statucie spółki akcyjnej. Zatem jeśli spółka nie posiadała już odpowiednich rozwiązań wcześniej wprowadzenie ich obecnie stało się niemożliwe. Wprowadzenie takich zamian wymagało, bowiem zmiany umowy spółki lub statutu co immanentnie wiązało się z koniecznością zwołania i odbycia zgromadzenia wspólników odpowiednio walnego zgromadzenia, zgodnie z wszystkimi regułami obowiązującymi spółkę zarówno ustawowymi i jaki umownymi, w tym wymaganiami co do terminu zwołania zgromadzenia lub kworum, następnie obecności notariusza na tym zgromadzeniu, podjęcia uchwały kwalifikowaną większością głosów oddanych a później, złożenia przez zarząd wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczącego zmiany umowy albo statutu spółki oraz wydanie w tej materii postanowienia przez sąd rejestrowy.
Wobec tak długiej procedury, wprowadzenie takiej możliwości mogło zająć kilka miesięcy i także doprowadzić do rozprzestrzeniania koronawirusa. Brak możliwości prawidłowego funkcjonowania spółki przez tak długi okres czasu, w dobie pandemii i w obliczu kryzysu gospodarczego w praktyce mógł mieć katastrofalne skutki.
Pandemia koronawirusa paradoksalnie spełniła rolę katalizatora bowiem, zmiany wywołane powszechną informatyzacją wymuszały dostosowanie przepisów prawa do warunków funkcjonowania społeczeństwa w XXI wieku, a oczekiwania społeczne wymusiły tą zmianę w szybkim tempie.
Prowadzenie telekonferencji za pomocą metod porozumienia się na odległość nie jest dla polskich przedsiębiorców nowością, bowiem od lat w takiej formie porozumiewają się ze swoimi partnerami lub kontrahentami.
Jedynie na marginesie należy wskazać, iż znaczna ilość polskich spółek, to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, w takich spółkach o małej liczbie wspólników lub wręcz rodzinnych spółek posiedzenia zarządu już wcześniej odbywały się on-line. Zapominając o ramach k.s.h. widząc wyłącznie praktykę, czy jeśli wszyscy członkowie zarządu rozmawiali ze sobą za pomocą np. Skype w sprawie kontraktu, czy takiej rozmowy nie można nazwać posiedzeniem zarządu? Z pewnością wielu przedsiębiorców w taki sposób prowadziło swoją działalność podejmując wspólne decyzje i nigdy nie sporządzając przy tym formalnej uchwały, często nie mając nawet takiej świadomości.
Powracając do spółek w których ład korporacyjny z uwagi na ich strukturę jest zdecydowanie bardziej skomplikowany należy przypomnieć, iż jak już zostało wskazane wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej, nie jest nowością dla polskiego prawa, bowiem dyrektywa 2007/36/WE następnie implementowana, wprowadziła taką możliwość. Mimo że dyrektywa ta odnosiła się tylko do spółek publicznych, to jednak polski ustawodawca zdecydował się rozszerzyć zakres podmiotowy na wszystkie spółki akcyjne. Ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie tych zmian w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, być może z uwagi na specyfikę polskich spółek kapitałowych, w których przeważają spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o niewielkim składzie osobowym. Jednakże należy pamiętać, iż przedmiotowa regulacja stworzyła możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej do udziału w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej, jednak nie z mocy samego prawa,lecz na podstawie postanowień statutu.
2. Pojęcie udziału w walnym zgromadzeniu
Samo pojęcie „udział w walnym zgromadzeniu” przed wejściem w życie ustawy z dnia 31 marca 2020 nie zostało zdefiniowane, poprzednia brzmienie art. 4065 § 1 k.s.h. wskazywało na określone tam sposoby wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, używając słowa w szczególności nie tworzyło zamkniętego katalogu. Dawna wersja art. 4065 k.s.h. brzmiała „Statut może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności, transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.
Tym samym nie zostało zdefiniowane w jaki sposób akcjonariusz miał brać udział w Walnym Zgromadzeniu oraz czy wystarczająca jest samodzielna transmisja w czasie rzeczywistym, czy konieczna jest możliwość wypowiedzenia się zwłaszcza w perspektywie zaskarżania uchwał oraz zmian porządku obrad, a także czy koniecznym jest umożliwienie wykonania prawa głosu.
2.1. Czy wystarczy sama transmisja?
Odnosząc się do powyższych metod należy wskazać, iż może budzić wątpliwość czy śledzenie obrad wyłączenie poprzez przyglądanie się jej transmisji jest udziałem w Walnym Zgromadzeniu, bowiem ta możliwość nie ingeruje w przebieg walnego zgromadzenia prowadzonego w sposób tradycyjny, a więc w określonym fizycznie miejscu (art. 403 k.s.h.), w obecności przewodniczącego tego zgromadzenia (art. 409 k.s.h.), ewentualnie członków komisji sprawdzającej listę obecności (art. 410 § 2 k.s.h.), przy udziale członków zarządu i rady nadzorczej (art. 4066 k.s.h.) i przede wszystkim obligatoryjnym uczestnictwie notariusza (art. 421 k.s.h.). Ponadto, taką transmisję, jeśli nie jest ona w żaden sposób zastrzeżona może oglądać każdy, także osoba niebędąca akcjonariuszem. Z perspektywy akcjonariusza transmisja w czasie rzeczywistym nie daje możliwości wykonania prawa głosu ani pozostałych uprawnień, oczywiście istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa osobie będącej podczas obrad z którą akcjonariusz będzie mógł się skontaktować i przekazać szczegółowe instrukcje także podczas obrad, jednakże to już jest udział w tradycyjnym zgromadzeniu.
2.2. A może e-voting?
Odnosząc się do pkt 3, czyli e-votingu, był on przejawem najdalej idącego prawa akcjonariusza. Istotą jednak takiego głosowania jest możliwość odzwierciedlenia woli zatem możliwość głosowania „za”, „przeciw” oraz wstrzymania się od głosu. Zatem sposób komunikowania się musi przewidywać wszystkie możliwości jakie posiada biorący udział w głosowaniu akcjonariusz. Dodatkową trudnością jest głosowanie tajne bowiem system, za pomocą którego się porozumiewamy musi zapewnić także możliwość odbycia niektórych głosowań jako tajnych, a niektórych jako jawnych.
Podobna regulacja wynika z treści art. 2341 k.s.h., który został dodany przez art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r., nowelizacja przewiduje możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, wszakże co raz częściej spółki z o.o. nie są spółkami niewielkimi wręcz rodzinnymi, lecz podmiotami o znacznej ilości wspólników, w których członkowie zarządu niekoniecznie są wspólnikami.
IV. Jakich zmian dokonała zmiana z dnia 31 marca 2020 roku?
1. Zwołanie wolnego zgromadzenia online
Jak już zostało wskazane to zwołujący zgromadzenie decyduje w jakiej ono odbędzie się formie.
W przypadku spółki z o.o. jest to art. 238 § 3 k.s.h.,stanowi, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Przez sposób uczestnictwa należy rozumieć, kwestie techniczne.
Przedmiotowa regulacja nieco różnie się w zakresie spółki akcyjnej, bowiem art. 4022 pkt 2 lit. a–g k.s.h., które regulują wspomnianą materię, nie wymagają określenia sposobu wnoszenia sprzeciwu względem podjętych uchwał, jednakże obowiązują do Nie wspominają one wprawdzie o konieczności poinformowania o sposobie wnoszenia sprzeciwu od uchwał podjętych na takim zgromadzeniu. Spółka może jednak w ogłoszeniu zamieścić tę ostatnią informację, skoro art. 4022 k.s.h. zawiera wyliczenie przykładowe informacji objętych jego treścią.
2. Możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej z mocy prawa w odbywaniu zgromadzeń spółki.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej do udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej jest uregulowane – co do zasady – tak samo w odniesieniu do spółki z o.o. (art. 2341 § 1–3 k.s.h.), jak i do spółki akcyjnej (art. 4065 § 1–3 k.s.h.). nie rozwlekając na wiele kart różnica polega na tym, że regulacja na w stosunku do spółki akcyjnej jest nieco obszerniejsza. Dodany art. 4065 § 4 k.s.h. dotyczy obowiązku przeprowadzenia transmisji obrad walnego zgromadzenia spółki natomiast art. 4065 § 5–7 k.s.h. które wejdą w życie w dniu 3 września 2020 dotyczą obowiązku przesłania potwierdzenia otrzymania głosu, w przypadku głosowania przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
Ustawodawca zdecydował się na zmiany kodeksu spółek handlowych tak, aby z mocy prawa spółki miały możliwość skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej w odbywaniu zgromadzenia spółki, nie jak dotychczas na podstawie umowy lub statutu. Oczywiście poza możliwością obycia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nadal istnieje możliwość przeprowadzenia zgromadzenia w sposób tradycyjny.
Skoro mamy wybór, formy przeprowadzenia zgromadzenia pozostaje pytanie, kto decyduje? Odpowiedź jest prozaiczna, bowiem zgodnie z treścią art. 2341 § 1 zd. 2 k.s.h. odpowiedni art. 4065 § 1 zd. 2 k.s.h. o wyborze sposobu odbycia zgromadzenia decyduje zwołujący to zgromadzenie, czyli co do zasady zarząd spółki.
3. Co dziś znaczy udziału w zgromadzeniu
Ustawą z dnia 31 marca 2020 r. ustawodawca wprowadził definicję udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, czyniąc to w przepisach art. 2341 § 2 k.s.h. albo w art. 4065 § 2 k.s.h. Powyższe stało się bowiem ustawodawca zdecydował się na dodanie funktora „i”, zatem bierzemy udział w zgromadzeniu kiedy spełnimy kumulatywnie dwie przesłanki, a mianowicie dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników oraz oraz b) e-voting, czyli wykonywanie prawa głosu na tym zgromadzeniu, w sytuacji gdy wspólnik (akcjonariusz) albo jego pełnomocnik przebywają w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia (art. 2341 § 2 pkt 2 k.s.h. albo art. 4065 § 2 pkt 2 k.s.h.).
Wprowadzone zmiany, podyktowane były sytuacją związaną z pandemią COVID 19, która zbiegła się w czasie z corocznymi zgromadzeniami mającymi na celu zatwierdzenie sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium, a także wybór władz spółki.
Należy jednak wskazać, iż nowe przepisy art. 2341 § 2 pkt 1 oraz art. 4065 § 2 pkt 1 k.s.h. nie pozwalają na odbycie zgromadzenia spółki kapitałowej w cyberprzestrzeni, a więc bez wyznaczania fizycznego miejsca odbywania się tego zgromadzenia.
W przypadku spółki akcyjnej przedmiotowa sytuacja jest wynikiem konieczności udziału notariusza w walnym zgromadzeniu. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością brak jest takiego obowiązku, jednakże treść przepisu 234 k.s.h. wyraźnie zobowiązuje do odbycia zgromadzenia na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. Dopuszczenie możliwości, iż owym miejscem może być przestrzeń wirtualna wydaje się być zbyt daleko idące. Możliwość odbycia walnych zgromadzeń on-line dotyczy kolizji pomiędzy art. 234 § 1 i 2 k.s.h. oraz 2341 k.s.h. Ustawa z dnia 31 marca 2020 roku dodała nowy przepis 2341 k.s.h. umożliwiając tym samym udział w zgromadzeniu za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, jednakże nie umożliwiła odbycia zgromadzenia w takiej formie, bowiem treść art. 234 k.s.h. nie została zamieniona. Trudno uznać, cyberprzestrzeń za inne miejsce na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Jednakże, z pewnością odbycie wirtualnych zgromadzeń spółek kapitałowych jest kwestią czasu, bowiem dynamika zmian cyfrowych jest bardzo szybka.
Odnosząc się do udziału w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy wskazać, iż przepisy k.s.h. opowiadają się za neutralnością technologiczną.
Jedynie kwestie techniczno-prawne zostały „przeniesione” przez ustawodawcę do regulaminu, który ma określić szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywania na nim prawa głosu (art. 2341 § 3 k.s.h. oraz art. 4065 § 3 k.s.h.). Przedmiotowa regulacja jest mocno ograniczona do osoby uprawnionej do ustanowienia regulaminu, możliwości przyjęcia regulaminu (nawet bez odbycia zgromadzenia) oraz ograniczenie wymagań stawianych wspólnikom w udziale w zgromadzeniu wyłącznie do niezbędnej identyfikacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Szybkość zmian technologicznych powoduje, iż wysoce niecelowym byłoby stawianie wymagań technologicznych, które w praktyce po niedługim okresie mogą się okazać nieaktualne.
Z uwagi na okoliczność, iż istnieją spółki z o.o., które nie posiadają rady nadzorczej, przepis art. 2341 § 3 k.s.h. kompetencję do przyjęcia ww. regulaminu powierzył samym wspólnikom, w tym przypadku do podjęcia takiej uchwały konieczna jest bezwzględna większość głosów wspólników, wyrażona na piśmie co do treści tego regulaminu.
Nowelizacja z 31.03.2020 r. nie przesądza natomiast, czy głos wspólnika (akcjonariusza) na zgromadzeniu powinien zostać oddany na formularzu pod rygorem nieważności (jak w art. 4111 k.s.h., który dotyczy wyłączenie głosów oddanych w spółce publicznej), czy też wymaga innej formy, co sugeruje, iż ta kwestia winna zostać uregulowana w regulaminie.
Podsumowując, pandemia COVID 19 nie zlikwidowała obowiązku sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego, pomimo, iż obowiązek ten został przesunięty w czasie.
Zmiana Kodeksu spółek handlowych z 31.03.2020 r. wprowadziła możliwość udziału za pomocą komunikacji elektronicznej w zgromadzeniach w mocy prawa, a nie jak dotychczas z mocy postanowień statutu bądź umowy. Wskazana zmiana określa udział wspólnika (akcjonariusza) w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy pomocy środków komunikacji elektronicznej jako koniunkcję sposobów wykorzystania tych środków, które były znane na gruncie poprzedniej regulacji prawnej tej materii, a mianowicie: a) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy (akcjonariusze) mogą się wypowiadać w toku obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad tego zgromadzenia (art. 2341 § 2 pkt 1 k.s.h. albo art. 4065 § 2 pkt 1 k.s.h.) oraz b) e-voting, czyli wykonywanie prawa głosu na tym zgromadzeniu, w sytuacji gdy wspólnicy (akcjonariusze) albo ich pełnomocnicy przebywają w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia (art. 2341 § 2 pkt 2 k.s.h. albo art. 4065 § 2 pkt 2 k.s.h.). Przedmiotowe zmiany jednak nie pozwalają na całkowite odbycie gromadzenia w wirtualnej przestrzeni.
Martyna Curyło – Radca prawny
