W dniu 12 lipca 2019 r. w życie wchodzi ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych . Stosownie do art. 2 ust. 6 ustawy „repliką dokumentu publicznego” jest odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Należy więc zwrócić uwagę, że przywołana definicja „repliki dokumentu publicznego” nie obejmuje kserokopii lub wydruku komputerowego (skanu) dokumentu publicznego (w tym np. dowodu osobistego) wykonanych dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych.
Wobec przywołanej definicji „repliki dokumentu publicznego”, prawną podstawę do wykonywania kserokopii dowodów osobistych przez banki stanowić może w szczególności art. 112b Prawa bankowego: „banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych”. Ponadto należy pamiętać, że zgodnie z art. 34 ust. 4 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. : „Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie”.
Stosownie do zapisów RODO, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych mogą być prawnie uzasadnione interesy administratora, w szczególności zgodnie z zasadą „minimalizacji danych” – tj. dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Ponadto już wiele lat temu, NSA na gruncie wyroku z dnia 19 grudnia 2001 r. (Sygn. akt: II SA 2869/00) przesadził, iż: „Gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną; posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania)”. Zatem dla wykazania legalności samego przetwarzania, najważniejsza pozostaje podstawa prawna czynności przetwarzania.
Mateusz Kamm – Radca prawny
Wyjaśnienia:
1Dz.U.2019.53 z dnia 2019.01.11
2Dz.U. z 2018 r. poz. 723
