Szanowni Państwo,
Z wielką przyjemnością informujemy, iż w czerwcu br. w JBW powstał Zespół ds. zielonych certyfikatów. Niniejsza inicjatywa będzie wspierana przez najlepszych rynkowych specjalistów, a jej głównymi założeniami będzie prowadzenie nowego cyklu opracowań w zakresie ekologicznych certyfikatów oraz zielonego budownictwa i infrastruktury, wsparcia prawnego projektów o charakterze środowiskowo-edukacyjnym, a także wsparcia projektów rozwoju sektora rolniczego i nowych technologii.
Jednocześnie zapraszamy do zapoznania się z pierwszym materiałem nowego cyklu – “Certyfikaty ekologiczne cz. I – proces udzielania upoważnienia do działania jako jednostka certyfikująca w zakresie prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym oraz proces uzyskania certyfikatu.
I. Informacje dotyczące jednostek certyfikujących oraz procesu uzyskania przez nie upoważnienia do prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym
1. Lista jednostek certyfikujących żywność ekologiczną w Polsce
Na dzień sporządzenia niniejszej notatki lista jednostek certyfikujących akredytowanych przez właściwy organ w zakresie rolnictwa ekologicznego, zgodnie z europejską normą EN 45011 lub Przewodnika ISO 65 („Ogólne wytyczne dotyczące akredytacji jednostek certyfikujących wyroby w odniesieniu do wymagań normy PN-EN 45011:2000”) i upoważnianych przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi do przeprowadzania kontroli oraz wydawania i cofania certyfikatów zgodności wskazuje 13 jednostek:1
2. Upoważnienie jednostek certyfikujących Organem wydającym upoważnienie jednostkom certyfikującym do prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów jest Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. W celu uzyskania upoważnienia koniecznym jest złożenie wniosku o upoważnienie do przeprowadzania kontroli oraz wydawania i cofania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym2. Podmiot ubiegający się o upoważnienie do działania jako jednostka certyfikująca składa wniosek do ministra właściwego do spraw rolnictwa, określając zakres wnioskowanego upoważnienia, a Minister właściwy do spraw rolnictwa upoważnia, w drodze decyzji, podmiot ubiegający się o upoważnienie do działania jako jednostka certyfikująca3.
3. Podstawa prawna udzielenia upoważnienia
1) Ustawa z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (art. 5),
2) ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (art. 27),
3) ROZPORZĄDZENIE (WE) NR 882/2004 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt (art. 5).
4. Zakresy upoważnienia jednostek certyfikujących produkcję i przetwórstwo metodami ekologicznymi:
1) Ekologiczna uprawa roślin i utrzymanie zwierząt;
2) Zbiór ze stanu naturalnego;
3 Pszczelarstwo;
4) Produkty z akwakultury i wodorosty morskie;
– Wodorosty morskie i produkty z wodorostów morskich
– Zwierzęta akwakultury i produkty zwierzęce akwakultury
5) Produkty przetworzone
– Przetwórstwo produktów ekologicznych oraz produkcja pasz i drożdży
6) Wprowadzanie na rynek produktów ekologicznych, w tym importowanych z państw trzecich.
5. Procedura ubiegania się o uzyskanie upoważnienia
Procedura uzyskania upoważnienia składa się z czterech etapów.
6. Wniosek o upoważnienie
Do Wniosku o udzielenie upoważnienia koniecznym jest przedstawienie szeregu dokumentów, które są podstawą weryfikacji podmiotu ubiegającego się o upoważnienie do działania jako jednostka certyfikująca:
1) Certyfikat Akredytacji Jednostki Certyfikującej Wyroby – potwierdzający spełnianie wymagań normy PN-EN 45011:2000.
2) Zakres akredytacji Jednostki Certyfikującej Wyroby – akredytacja w zakresie wnioskowanego upoważnienia.
3) Status prawny, zakres działalności i schemat organizacyjny podmiotu ubiegającego się o upoważnienie.
4) Cała dokumentacja systemowa podmiotu ubiegającego się o upoważnienie do działania jako jednostka certyfikująca. W szczególności powinna zawierać kompletne informacje zamieszczone w następującej załączonej dokumentacji:
4.1. Księga Jakości;
4.2. Procedury dotyczące systemu zarządzania:
4.2.1. Procedura dotycząca nadzoru nad dokumentacją i zapisami;
4.2.2. Rozpatrywanie reklamacji, odwołań od wyników kontroli i kwestii spornych, procedury dotyczące działania Komitetów Technicznych;
4.2.3. Procedura zatrudniania pracowników odpowiedzialnych za proces kontroli lub certyfikacji, oceny kompetencji podwykonawców oraz nadzoru podwykonawstwa, szkolenia i monitorowania pracy personelu;
4.2.4. Procedura postępowania w zakresie nadzoru nad wydanym certyfikatem; Wprowadzone zasady wykorzystywania certyfikatów i znaków jednostek certyfikujących przez certyfikowane podmioty;
4.2.5. Procedura dotycząca utrzymywania, przedłużania, rozszerzenia, ograniczenia, zawieszania i cofania certyfikatów;
4.3. Programy certyfikacji;
4.4. Szczegółowe procedury kontroli i certyfikacji (wraz z załącznikami przywołanymi w dokumentach systemowych) dotyczące weryfikacji wymagań zawartych w przepisach dotyczących rolnictwa ekologicznego;
4.5. Wzory protokołów kontroli (zapowiedzianej i niezapowiedzianej) w zakresie wnioskowanego upoważnienia, z uwzględnieniem oceny ryzyka, zawierające szczegółowy zakres działań kontrolnych oraz uwzględniające wymagania przepisów dotyczących rolnictwa ekologicznego;
4.6. Metodyka prowadzonej analizy ryzyka wraz ze szczegółowym trybem postępowania i udokumentowaniem w programie certyfikacji tego procesu we wszystkich obszarach działalności;
4.7. Katalog sankcji dotyczącego naruszeń lub nieprawidłowości w odniesieniu do przepisów rolnictwa ekologicznego, w powiązaniu z podstawą prawną oraz rodzajem stosowanej sankcji, jaką podmiot ubiegający się o upoważnienie zobowiązuje się stosować wobec producentów;
4.8. Szczegółowy tryb postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub naruszeń przepisów dotyczących rolnictwa ekologicznego;
4.9. Szczegółowy tryb postępowania w zakresie obejmowania systemem kontroli w tym trybu przyjęcia oraz rejestracji zgłoszenia podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego;
4.10. Szczegółowy tryb postępowania w zakresie decyzji o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu;
4.11. Szczegółowy tryb postępowania w zakresie wydania upoważnień inspektorom do przeprowadzania kontroli, ich ewidencji i nadzoru nad tymi upoważnieniami;
4.12. Szczegółowy tryb postępowania w zakresie przydzielania podmiotów do kontroli, w zakresie wnioskowanego upoważnienia, inspektorom rolnictwa ekologicznego;
4.13. Szczegółowy tryb postępowania w zakresie weryfikacji jakości pracy pracowników;
4.14. Szczegółowy tryb postępowania dotyczący zasad i procedur wykonywania działań w zakresie pobierania próbek i wykonywania analiz laboratoryjnych, wraz z wykazem laboratoriów, które będą wykonywały badania pobieranych próbek i wykazem kompetentnych próbobiorców;
4.15. Szczegółowy tryb postępowania mający na celu zapewnienie zasad poufności, bezstronności, niezależności, rzetelności pracowników i braku konfliktów interesów;
4.16. Szczegółowy tryb postępowania dotyczący wydawania opinii zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym;
4.17. W przypadku podmiotów ubiegających się o upoważnienie w zakresie: „przeprowadzanie kontroli oraz wydawanie i cofanie certyfikatów zgodności w zakresie ekologicznej uprawy roślin i utrzymania zwierząt” należy dołączyć szczegółowy tryb postępowania w zakresie wymogu określonego w art. 17 ustawy o rolnictwie ekologicznym;
4.18. Dostępność podmiotu ubiegającego się o upoważnienie dla producentów, zaplecza i środków techniczne;
4.19. Personel, liczebność, przygotowanie fachowe oraz formy zatrudnienia pracowników;
4.20. Zasady, warunki i sposób pobierania i wysokości opłat związanych z kontrolą i certyfikacją, oraz zasady finansowania procesu kontroli i certyfikacji;
4.21. Szczegółowy tryb dotyczący wprowadzania zmian w przekazanych dokumentach, w części E, w związku z zmianami przepisów, stanowiskami Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi lub Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych lub podjęciem działań koordynujących zgodnie z art. 27 ust. 5 lit. e rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007, w zakresie wnioskowanego zakresu upoważnienia;
4.22. Sytuacja finansowa podmiotu ubiegającego się o upoważnienie oraz ubezpieczenia podmiotu od odpowiedzialności w ramach wnioskowanego upoważnienia;
4.23. Dokumenty regulujące zasady postępowania w przypadku cofnięcia upoważnienia jednostce certyfikującej.
Powyższe załączniki stanowią konieczność w procesie składania wniosku o uzyskanie upoważnienia, gdyż ich postanowienia będą późniejszą podstawą działania w zakresie prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym w przypadku uzyskania upoważnienia przez jednostkę certyfikującą.
Złożenie wniosku wiąże się z koniecznością uiszczenia opłata skarbowej w wysokości 10 zł, wnioskodawca oprócz dowodu uiszczenia opłaty zobowiązany jest dołączyć do wniosku stosowne załączniki (poświadczone za zgodność kopie procedur i dokumentów systemowych, na podstawie których jednostka zamierza prowadzić proces certyfikacji w rolnictwie ekologicznym).
7. Szczegółowe warunki wejściowe w przedmiocie wymaganych informacji niezbędnych do oceny wniosku o upoważnienie
Stosownie do art. 27 ust. 5 rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie (EWG) nr 2092/91, właściwy organ może przekazać konkretnej jednostce certyfikującej zadania związane z kontrolą tylko wtedy, gdy spełnione są warunki określone w art. 5 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, a w szczególności jeżeli:
– jednostka certyfikująca spełnia wymogi określone w najnowszych wersjach, notyfikowanych w drodze publikacji w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, europejskiej normy EN 45011 lub Przewodnika ISO 65 (“Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów”) oraz podlega uznaniu przez właściwe organy.
Akredytacja jednostek certyfikujących w tym obszarze jest obligatoryjna z mocy Rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007.
Norma PN-EN 45011:2000 (lub przewodnik ISO/IEC Guide 65) jest przywołana przez Rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 i stanowi podstawę oceny jednostek certyfikujących. Warunkiem prowadzenia certyfikacji przez jednostki certyfikujące jest uzyskanie upoważnienia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, wydawanego na podstawie uzyskanej akredytacji.
Polskie Centrum Akredytacji udziela akredytacji wyłącznie osobom prawnym.
II. Informacje dotyczące procesu pozyskania certyfikatu zgodności w rolnictwie ekologicznym
1. Proces przyznania certyfikatu
Każdy z podmiotów certyfikujących przeprowadza proces certyfikacji w podobny sposób – poszczególne etapy mogą się nieznacznie różnić w zależności od procesu certyfikacji opracowanego przez dany podmiot. Głównymi etapami w procesie przyznania certyfikatu są złożenie wniosku, ocena wniosku, przeprowadzenie kontroli i badania produktów na potrzeby certyfikacji, ocena dokumentacji, wydanie decyzji, wydanie certyfikatu oraz podpisanie umowy o certyfikację (lub odmowa wydania certyfikatu), a w dalszej kolejności nadzór.
2. Długość ważności wydanego certyfikatu Certyfikaty zwykle wydawane są na okresy nie dłuższe niż 18 miesięcy. Zwykle ważność certyfikatu rozpoczyna się z datą podaną na certyfikacie. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje poprzednio wydany certyfikat. 3. Nadzór i kontrole Podmiot certyfikujący zobowiązany jest do przeprowadzania kontroli zapowiedzianych lub niezapowiedzianych. Nadzór może polegać na tzw. kontrolach „wyrywkowych”, nadzorze nad sposobem wykorzystywania certyfikatów, przeprowadzaniu badań prób roślin, produktów roślinnych, produktów zwierzęcych, pasz lub produktów przetwórstwa pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu (niniejsze badania są wykonywane w laboratoriach akredytowanych przez Polskie Centrum Akredytacji lub w przypadku braku takich laboratoriów, w laboratoriach spełniających wymagania normy EN ISO/IEC 17025) oraz poprzez nakładanie sankcji na Producenta w przypadku naruszeń. Dodatkowo jednostka certyfikująca może prowadzić nadzór nad prawidłowością stosowania wymagań certyfikacyjnych w tym m.in.: przestrzegania zasad określonych w programie certyfikacji i umowie o świadczeniu usług certyfikacyjnych.
Podmioty certyfikujące są zobowiązane do przeprowadzania kontroli – co wynika z konieczności przedstawienia szczegółowej procedury kontroli i certyfikacji dotyczącej weryfikacji wymagań zawartych w przepisach dotyczących rolnictwa ekologicznego, a także m. in. wzorów protokołu kontroli zapowiedzianych i niezapowiedzianych jako obowiązkowych załączników do wniosku o uzyskanie upoważnienia do działania jako jednostka certyfikująca w zakresie prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym.
Jednostka certyfikująca ma obowiązek dokonywania kontroli niezapowiedzianych – każda jednostka certyfikująca musi wykonać takich kontroli u co najmniej 10% swoich klientów. Zazwyczaj wybierani są tacy producenci, którzy znajdują się w tak zwanej podwyższonej grupie ryzyka
4. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów
Jednostka certyfikująca ma prawo do rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów na zasadach przedstawionych poniżej:
a) Rozszerzanie certyfikatów – następuje w drodze złożenia wniosku przez Wnioskodawcę. Wniosek wraz z dołączoną do niego dokumentacją poddawane są przeglądowi przez podmiot certyfikujący;
b) Ograniczanie certyfikatu – może nastąpić w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji;
c) Zawieszenie certyfikatu – może nastąpić w sytuacji m.in. wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu, zmiany w metodach produkcji, niewywiązania się przez podmiot certyfikowany z postanowień umowy, otrzymania negatywnych wyników kontroli czy też uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenia kontroli lub badań;
d) Cofnięcie certyfikatu – może nastąpić w obliczu celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu lub braku spełnienia w określonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu;
e) Unieważnienie certyfikatu – może nastąpić po zgłoszeniu przez zainteresowanego Wnioskodawcę rezygnacji z certyfikatu lub stwierdzeniu omyłki na wystawionym certyfikacie.
Każda jednostka certyfikująca powinna dopuszczać wszystkie powyższe sposoby zarządzania certyfikatami, jako iż przedstawienie procedury dotyczącej utrzymywania, przedłużania, rozszerzenia, ograniczenia, zawieszania i cofania certyfikatów jest obowiązkowym dokumentem załączanym do wniosku o udzielenie upoważnienia do działania jako jednostka certyfikująca w zakresie prowadzenia kontroli i wydawania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym.1 https://www.gov.pl/web/rolnictwo/jednostki-certyfikujace
2 https://www.gov.pl/web/rolnictwo/kontrola-i-certyfikacja2
3 Art. 5. ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz.U. 2009 nr 116 poz. 975)
