Czy nadszedł koniec epoki wielkich biur?

Model pracy zdalnej lub hybrydowej zyskuje na popularności, w związku z czym wielkie powierzchnie biurowe i „open space” nie cieszą się już taką popularnością jako miejsce pracy. Jest to jeden ze skutków pandemii, wymusił wdrożenie nowych zasad i metod pracy – więcej na temat ograniczeń covidowych w Polsce i innych krajach europejskich w publikacji Małgorzaty Puto, prawnika JBW1.

Praca biurowa poza biurowcem…

1. Praca zdalna i hybrydowa Jednym ze skutków trwającej już niemal rok pandemii jest umożliwienie pracownikom pracy zdalnej lub hybrydowej w celu zmniejszenia ryzyka zarażenia się wirusem (np. podczas dojazdu do pracy komunikacją publiczną) oraz jego ewentualnego rozprzestrzeniania się (co może spowodować czasowe zamknięcia firmy z powodu kwarantanny). Z uwagi na wymogi sanitarne, bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy, stała obecność pracowników w biurze nie jest obecnie pożądana, a nawet limitowana ze względu na rządowe restrykcje. Wielu pracodawców wdrożyło model pracy hybrydowej polegającej na łączeniu pracy zdalnej i stacjonarnej.

Oczywiście nie w każdym zawodzie istnieje możliwość zapewnienia pracy zdalnej wykonywanej we własnym domu, ale za wydajnością takiego sposobu wykonywania obowiązków przemawiają statystyki. Z badania State of Telecommuting in the U.S. przeprowadzonego przez Global Workspace Analytics, wynika, że pracodawcy oszczędzają średnio 11 tys. dolarów rocznie w przeliczeniu na każdą osobę wykonującą telepracę w niepełnym wymiarze godzin. W zredukowane koszty wchodzą m. in. czas pracowników potrzeby na dotarcie do pracy oraz koszt związany z eksploatacją biura (najem, zużycie sprzętu). Z tego powodu, jak podaje CNN, największe firmy, takie jak Amazon, Viacom, Universal Music Group, Warner Music Group, Sony Music, Group Nine Media (należy do Discovery i Axel Springer) nie planują powrotu pracowników do biur w tym roku. Facebook, Twitter i Slack zadeklarowały, że nie zamierzają powrócić do biur nawet w przyszłym roku2.

2. Przestrzeń multi-funkcjonalna Jednym z wyznaczników nowoczesnego modelu pracy biurowej jest łączenie w sobie miejsca pracy z przestrzenią usługowo-handlową i towarzyską. Zapewnienie pracownikom w pobliżu miejsca pracy mobilnych kiosków medycznych, przedszkoli, sklepów i kin pozwala budować głębszą więź z innymi pracownikami i pracodawcami. Takie „human centric” mają zapewnić pracownikom sferę relaksu poza pracą i ułatwiać im codzienną egzystencję3.

Nowe technologie IT pozwalające na komunikację sieciową (jak Microsoft Teams, Skype) ułatwiają pracę zdalną i być może w pewnym stopniu ten trend się utrzyma. W Stanach Zjednoczonych zainteresowanie pracą zdalną i korzyści wynikające z tego faktu pozwoliły wielu instytucjom rządowym na spore oszczędności. Przykładowo roczne koszty nieruchomości i energii w Generalnej Administracji Usług spadły o 30 mln dolarów. Redukcja kosztów nieruchomości w skali roku w Departamencie Edukacji wyniosła ponad 6 mln dolarów, a w Amerykańskim Urzędzie Patentów i Znaków Towarowych aż 42 mln dolarów.

Lokowanie kapitału w miejsca stanowiące „human centric” może stanowić najbardziej zyskowny interes. W zależności od lokalizacji budynku dobrym rozwiązaniem może okazać się także przeznaczenie części budynku na cele mieszkaniowe (apartamenty, pokoje na najem długoterminowy). W takim przypadku rentowne stanie się umieszczenie w takiej aglomeracji także żłobków, przedszkoli oraz kiosków medycznych. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie stałego dochodu z czynszu najmu (nawet jeśli restauracje zostaną czasowo zamknięte, to znajdą się klienci gotowi pracować w nowoczesnych i bezpiecznych salach coworkingowych).

Zmiany na rynku nieruchomości biurowych

1. Będą straty czy pustostany?

Dane statystyczne z 2020 r. wskazują na wzrost powierzchni pustostanów – wzrósł on o 3,2 p.p., a wskaźnik powierzchni biurowych w budowie jest najniższy od 5 lat. W porównaniu z 2019 r. popyt na powierzchnie biurowe spadł o 15 %. Na rynku aglomeracji warszawskiej wolumen pustostanów wzrósł o 2,2 p.p4. Obecność koronawirusa daje się odczuć na rynku najmu powierzchni biurowych – pojawia się coraz więcej pustostanów, najemcy szukają lokali na krótsze okresy najmu (3 lata zamiast 10 lat).

Dane statystyczne opracowane przez AXI IMMO wskazują, że w Polsce na koniec 2020 r. znajdowało się 1 320 100 m2 pustych biur, co stanowi niemal 11 3% całkowitych zasobów rynkowych. W stolicy w końcu IV kwartału 2020 r. wolumen pustostanów wzrósł do 9,9% (wzrost o 2,1 pp. r/r). Najwyższe wskaźniki pustostanów dotyczą: Łodzi - 16,4 % (94 600 m2), Wrocławia - 14,9% (183 400 m2), Krakowa - 13,9% (217 500 m2). Przy czym niski współczynnik pustostanów mają miasta takie jak: Szczecin – 6,9% (12 600 m2), Lublin – 7,8% (14 300 m2), Katowice – 9,1% (54 000 m2)5, co zapewne wiąże się z relatywnie niską podażą.

Spadek zainteresowania ofertą biurową to tendencja ogólnoświatowa, zatem może wpływać na zawieranie umów najmu już obowiązujących zawieranych w przyszłości.

2. Czy wynajmujący okażą elastyczność

Na rynku powierzchni biurowych rośnie zainteresowanie podnajmem do renegocjowaniem warunków najmu. Często chodzi o skrócenie czasu najmu, możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy, zdefiniowanie siły wyższej lub możliwość podnajęcia przestrzeni przez inne podmioty. Najwięcej ofert na podnajem poza Warszawą znajdowało się we Wrocławiu – 30%, w Krakowie 23% i w Trójmieście - 20%6. Niewiele firm może pozwolić sobie na tak długofalową inwestycję jak PZU, które w czerwcu tego roku podpisało ze Sanską umowę najmu powierzchni na 10 lat za 800 mln zł7.

Pośrednicy na rynku nieruchomości już sygnalizują spadek stawek czynszu. W końcu 2020 r. stawki bazowe za najlepsze powierzchnie biurowe w centrum Warszawy spadły do 23,50 EUR / m2 za miesiąc i 14,75 EUR / m2 za miesiąc poza Centrum. W pozostałych miastach stawki czynszu utrzymały się na dotychczasowym poziomie 13-15 EUR / m2 za miesiąc8.

1. Nowe trendy na rynku

Jakie jeszcze zmiany czekają rynek nieruchomości? Część ekspertów zapowiada koniec epoki pośredników nieruchomości. Klienci nie będą musieli korzystać z usług profesjonalnych doradców nieruchomości, ponieważ wiele ofert jest obecnie dostępnych chmurze, rozwija się również system sztucznej inteligencji i łączy między oferującymi i klientami.

Zgodnie z danymi ekspertów REDD (Real Estate Digitala Data) w marcu 2021 r. odnotowano rekordowo wysoki odsetek zawarcia umów najmu powierzchni biurowej – zawarto ich 601 (dotyczą one 170 tys. m2 powierzchni biurowej). Dla porównania w lutym 2021 r. zawarto ich 562, obejmowały 155 tys. m2 biur9.


Źródło: REDD

Biorąc pod uwagę czas, w jakim powierzchnia biurowa jest wynajmowana, stolica pozostaje w tyle rankingu, ponieważ okres oczekiwania na najemcę wynosi przeciętnie 285 dni. W innych miastach sytuacja ta przedstawia się następująco:
• w Katowicach – 174 dni
• w Krakowie – 214 dni
• we Wrocławiu – 227 dni
• w Poznaniu – 268 dni10.

Zgodnie z Raportem REDD za I kwartał 2021 r. całkowita powierzchnia biurowa w Polsce wynosi 12 824 933 m2, z czego wolna powierzchnia budynków istniejących i w budowie wynosi łącznie 2 650 949 m2 biur (z czego 1,9 mln m2 stanowią biura gotowe do użytku, a 641,770 m2 budujące się)11.

Do największych transakcji, jakie sfinalizowano w 2020 r. należy Face2face B w Katowicach (26 200 m2– Echo Investment), Olivia Prime B w Gdańsku (25 000 m2 – Olivia Business Center),pierwszą fazę Centrum Południe we Wrocławiu (23 700 m2– Skanska), budynek Wave A w Gdańsku (23 600 m2– Skanska) oraz High 5ive IV w Krakowie (23 500 m2– Skanska)12.

Alternatywy dla biurowców

Duże otwarte przestrzenie biurowe zaczynają wychodzić z użytku, większym zainteresowaniem cieszą się natomiast oddzielne gabinety bądź izolowane ściankami stanowiska pracy. W związku z epidemią konieczne jest zapewnienie większej przestrzeni dla pracowników – obecnie wymaga się 7 m², a w przyszłości może być to nawet 10 – 15 m². Dla pracodawców oznacza to konieczność redukcji pracowników przebywających w biurze w tym samym czasie.

Coworking i sale spotkań

Gdzie w takim razie można wykonywać pracę biurową w czasie pandemii? Alternatywą dla biurowców wydają się być sale na wynajem i coworking. Dla odbycia spotkań biznesowych, rekrutacyjnych, czy też konferencji najlepiej opłaca się wynajęcie sal z zapewnioną obsługą recepcji i wyposażeniem biurowym (ksero, drukarka, skaner, wi-fi). Dodatkowo zapewniają one dostęp do płynu dezynfekcyjnego i zapewniają bezpieczny dystans dla uczestników. W ramach wyposażenia gwarantowane jest zapewnienie infrastruktury łączności elektronicznej oraz rodzaje usług niezbędnych do odbywania spotkań biznesowych. W Warszawie wynajem takich sal waha się w granicach 50 zł - 100 zł za dwie godziny. Pracodawca ponosi jedynie realny koszt wynajmu biura na czas spotkania, nie musi opłacać czynszu na lata/miesiące.

Druga alternatywą, a w zasadzie opcja uzupełniającą jest coworking, czyli praca (samodzielna lub wspólna) w wynajmowanej przestrzeni zapewniającej wygodne stanowisko pracy i relaksu. Własne biurko, sprzęt biurowy oraz kawa, herbata i woda w przystępnej cenie są wybierane nie tylko przez freelancerów, ale także pracowników dużych firm. Dla pracodawców jest to wygodne, ponieważ najem takich lokali nie wiążę się z podpisywaniem długoterminowych umów. Miesięczny koszt najmu waha się w granicach 200 - 3000 zł, a dziennie można wynająć stanowisko za ok. 20 - 150 zł (zależy to od lokalizacji i wyposażenia stanowiska pracy) . Niewątpliwie zaletą takiego rozwiązania jest elastyczność okresu najmu oraz dopasowana do potrzeb pracownika aranżacja przestrzeni biurowej.

Taisa Plewa – Prawnik JBW
Konsultacje: Justyna Bójko – Radca Prawny, Partner Zarządzający JBW

1 M. Puto, Porównanie warunków lockdownu w wybranych państwach – stan na 6 kwietnia 2021 r., http://kancelariajbw.com.pl/files/tabela-lockdown-jbw.pdf
2 https://www.forbes.pl/kariera/koronawirus-na-swiecie-i-praca-zdalna-kiedy-w-polsce-wrocimy-do-pracy-w-biurze/gjhyqz4
3 https://humancentered.colliers.pl/biurowce-jak-hotele
4 https://mojafirma.infor.pl/nieruchomosci/wiadomosci/5203037,Rynek-nieruchomosci-biurowych-2021-ceny-koszty-trendy.html
5 https://www.axiimmo.com/raporty-i-publikacje/rynek-biurowy-w-polsce-podsumowanie-2020-i-trendy-na-2021-r
6 https://www.jll.pl/pl/trendy-i-analizy/badanie/rynek-biurowy-w-polsce
7 http://cbre.vo.llnwd.net/grgservices/secure/Regionalny%20rynek%20powierzchni%20biurowych%201%20kw.%202020_VbGo.pdf?e=1604421589&h=a0d350112c1906212b73390561ac0317
8 https://www.qbusiness.pl/index.php?mact=News,cntnt01,detail,0&cntnt01articleid=46979&cntnt01returnid=112
9 https://alebank.pl/rynek-wynajmu-biur-dobry-pierwszy-kwartal-i-rekordowy-marzec-2021-r/?id=365080&catid=22871&cat2id=30292
10 https://www.qbusiness.pl/uploads/Raporty/pinkbiuramag2020.pdf
11 https://www2.reddplatform.com/pl/resources/q1-2021-podsumowanie-i-kw-na-rynku-biurowym/
12 https://www.qbusiness.pl/index.php?mact=News,cntnt01,detail,0&cntnt01articleid=46979&cntnt01returnid=112
13 https://osharenews.pl/czym-jest-coworking-do-kogo-jest-skierowany-i-gdzie-mozna-znalezc-strefy-coworkingowe/, https://www.dziendobrywarszawo.pl/coworking-warszawa/