Czy i jaka wartość dodana sygnalisty dla przedsiębiorców” – nasze podsumowanie

22 października br. odbyło się seminarium, pt. „Czy i jaka wartość dodana sygnalisty dla przedsiębiorców”, zorganizowane przez kancelarię JBW, Konsorcjum Kancelarii i Instytut Prawa Nowych Technologii i Ochrony Danych Osobowych Uczelni Łazarskiego, w ramach wspólnej inicjatywy Salonu Compliance. Podjęcie tego tematu wiązało się z pojawieniem się projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa będącego wdrożeniem do polskiego systemu prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii. W seminarium wzięli udział wybitni specjaliści w zakresie takich m.in. aspektów jak compliance, ochrona danych osobowych, procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu i innych, reprezentujący sektor finansowy, przemysł oraz naukę. Seminarium otworzył J.M. Rektor Uczelni Łazarskiego, Pan Prof. dr hab. Maciej Rogalski. Następnie Pani mec. dr Marlena Wach dokonała prezentacji wprowadzającej do omawianego tematu, po czym odbyła się moderowana dyskusja i podsumowanie. Omówione zostały takie zagadnienia, jak:

1. Znaczenie założeń polskiego projektu ustawy implementującego Dyrektywę.
2. Jaka jest obecna sytuacja sygnalistów w Polsce vs. inne kraje.
3. Co najważniejszego powinno być w procedurze i całym procesie zgłaszania naruszeń z punktu widzenia Panelisty.
4. Jak można dokonać zgłoszenia anonimowo, czy to w ogóle możliwe.
5. Jak chronić w praktyce sygnalistę przed działaniami odwetowymi?
6. Jakie zdarzenia powinny być zgłaszane i jak je weryfikować?

Już sama dyskusja nad projektem powyższej ustawy pokazała, że ten akt prawny, mimo swojej wydaje się prostoty konstrukcyjnej, będzie stosunkowo trudny do wykonywania, szczególnie poprzez wyspecjalizowane służby compliance i human resources w przedsiębiorstwach. Prelegenci co do zasady zgodzili się co do tego, że wprowadzenie omawianego projektu ustawy jest konieczne, ponieważ w przedsiębiorstwach dochodzi często do nadużyć prawa bądź wręcz przestępstw, pozostających nierzadko bezkarne. Zasadność wprowadzanej regulacji wynika również stąd, że jak dotąd osoby zgłaszające naruszenia prawna nie były objęte żadnym systemem ochrony, skutkiem czego były wystawione na szereg sankcji oraz represji ze strony bądź to pracodawców bądź własnego środowiska. Skuteczność działań sygnalisty, jak podkreślono, wynika w znacznej mierze z kultury danej organizacji. Sygnalista i jego status jest uzależniony od tego, jak przekonany będzie biznes do wdrożenia rozwiązań whistleblowingowych – chronią one renomę organizacji i system prewencyjny dla strat wizerunkowych. Jeśli naruszenia prawa są sporadyczne, zaś proces ich niwelowania jest transparentny i uczciwy, to anonimowość zgłoszeń ma mniejsze znaczenie. Jeśli z kolei takie naruszenia są na porządku dziennym, to wówczas aspekt anonimowości staje się kluczowy. Eksperci JBW oraz prelegenci wydarzenia wskazali także, że organizacje muszą się przygotować organizacyjnie pod odpowiedzialnością karną (na pewno będzie więcej zgłoszeń po implementacji), jednak oparcie regulacji wyłącznie na odpowiedzialności karnej stanowi jej minus (charakter iluzoryczny). Rozważono też kwestię czy należy wynagradzać finansowo sygnalistów, opierając się na przykładzie USA, gdzie takie rozwiązanie się sprawdza. W projekcie nie ima informacji co należy zrobić z pozyskanym zgłoszeniem – jak potwierdzić, jak wyciągnąć skutki, na jakiej podstawie można przetwarzać dane osobowe bez zgody. Rodzi to pole do nadużyć, szczególnie biorąc pod uwagę nieczytelność procesu zgłaszania i obróbki zgłoszenia. brak rzeczywistych sankcji i odpowiedniego opisania procedur może rzeczywiście utrudnić wdrożenie zmian. Stwierdzono także, iż w Polsce sygnaliści wciąż nie czują się bezpiecznie. Jednocześnie, w Niemczech jeszcze silniej niż w Polsce zakorzeniona niechęć do „donoszenia”. Z kolei, Dania pierwsza implementowała dyrektywę, następna była Szwecja (ze skutkiem na 29 września z mocą obowiązującą na 17 grudnia). Szwecja bardziej weszła w szczegóły w zakresie weryfikacji zgłoszeń (termin 7 dni sygnalista otrzymuje potwierdzenie zgłoszenia) – proces potwierdzenia musi być anonimowy, jeżeli takie było życzenie sygnalisty, jak zaadresowała również kary – gdzie za jakikolwiek odwet pracownik może domagać się odszkodowania do rocznego wynagrodzenia. Podczas dyskusji Eksperci JBW wraz z gremium prelegentów omówili również aspekt bezpieczeństwa procedury i całego procesu zgłaszania naruszeń z punktu widzenia sygnalisty wskazując, iż kluczowym dla jego bezpieczeństwa jest problem anonimowości i działań antyodwetowych. Temu ma służyć anonimowość zgłodzeni, jednak jak zauważono nie jest ona bezwzględna, rodzi bowiem również sankcje za fałszywe zgłoszenie o niepopełnionym naruszeniu prawa lub przestępstwie.

Składamy serdeczne podziękowania wszystkim prelegentom, którzy uświetnili Seminarium swoim fenomenalnym warsztatem merytorycznym oraz gotowością podzielenia się z uczestnikami wydarzenia praktyczną oceną skuteczności oraz wartości dodanej sygnalistów dla polskich przedsiębiorców.